ไม่สำคัญว่าจะมีขนาดของการประชุมหรือที่ใดตัวแทนการท่องเที่ยวสามารถเป็นตัวช่วยหลักในการวางแผนได้ ตัวแทนการท่องเที่ยวจะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งหากเป็นการประชุมระหว่างประเทศ ตัวแทนการท่องเที่ยวสามารถมีความรู้เกี่ยวกับพื้นที่เช่นเดียวกับเรื่องต่างๆเช่นการเดินทางที่พักและการต้อนรับ ความยุ่งยากหลักอย่างหนึ่งในการวางแผนการประชุมคือการดูแลความต้องการของผู้คนที่เข้าร่วม
ไม่สำคัญว่าจะเป็นงานแถลงข่าวการประชุมสัมมนาฝึกอบรมหรือการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ตัวแทนการท่องเที่ยวสามารถดูแลความต้องการของผู้เข้าร่วมประชุมได้หลายอย่างเพื่อให้ผู้ที่เข้าร่วมหรือผู้ดำเนินการประชุมไม่ต้องกังวล เกี่ยวกับรายละเอียดเหล่านั้น ยิ่งการประชุมใหญ่ขึ้นตัวแทนการท่องเที่ยวก็สามารถให้บริการได้มากขึ้น
หนึ่งในวิธีหลักที่ตัวแทนการท่องเที่ยวสามารถช่วยในการประชุมได้คือความต้องการด้านการขนส่งและการเดินทาง หลายครั้งหากการประชุมเป็นระดับนานาชาติคนที่เข้าร่วมการประชุมจะต้องมีวิธีไปที่นั่น ตัวแทนการท่องเที่ยวสามารถให้ความช่วยเหลือเกี่ยวกับข้อมูลเที่ยวบินรถไฟหรือรถบัสตลอดจนการจัดหาตั๋ว ยิ่งกลุ่มใหญ่ที่เดินทางไปประชุมใหญ่ก็จะสามารถใช้ตัวแทนการท่องเที่ยวได้มากขึ้นและหลาย ๆ ครั้งพวกเขาก็จะได้รับข้อเสนอที่ดีกว่า ตัวแทนการท่องเที่ยวจะติดต่อโดยตรงกับสายการบินรถไฟและรถประจำทางเพื่อให้พวกเขาสามารถตรวจสอบได้ว่ามีพื้นที่ว่างหรือไม่รวมทั้งราคาที่ดีที่สุดสำหรับตั๋ว นอกจากนี้ยังสามารถติดต่อบริการเช่าเหมาลำได้เนื่องจากการเดินทางด้วยวิธีนี้อาจถูกกว่าสำหรับกลุ่มใหญ่ ข้อดีอีกประการหนึ่งของการใช้ตัวแทนการท่องเที่ยวคือสามารถประสานเวลาในการเดินทางเพื่อให้ง่ายขึ้นเมื่อผู้คนมาถึงพวกเขาจะทำเช่นนั้นในเวลาเดียวกันทำให้ง่ายต่อการเดินทางไปที่พักหรือการประชุม
ประโยชน์อีกประการหนึ่งเมื่อใช้ตัวแทนการท่องเที่ยวเมื่อจัดการกับการประชุมคือปัญหาเรื่องที่พัก เช่นเดียวกับปัญหาการเดินทางตัวแทนการท่องเที่ยวสามารถติดต่อโดยตรงกับโรงแรมและโรงแรมขนาดเล็กเนื่องจากสามารถหาที่พักสำหรับผู้ที่จะเดินทางไปประชุมได้ เช่นเดียวกับการเดินทางพวกเขาอาจพบราคาที่ดีกว่าหากผู้ที่เดินทางไปประชุมจองที่พักด้วยตนเอง สิ่งหนึ่งที่ตัวแทนการท่องเที่ยวมีเช่นกันคือข้อมูลเกี่ยวกับข้อเสนอแพ็คเกจซึ่งสามารถช่วยชีวิตผู้คนหรือ บริษัท เงินจำนวนมากในการเดินทางที่พักและบริการขนส่งสามารถรวมไว้ในข้อตกลงเดียวได้
เมื่อผู้คนเดินทางออกจากเมืองเพื่อไปประชุมพวกเขาก็จะมีความต้องการด้านการขนส่งเพื่อที่พวกเขาจะได้ไปและกลับจากที่ประชุม นอกจากนี้ยังสามารถช่วยในเรื่องต่างๆเช่นการจัดเตรียมรถเช่าและบริการแท็กซี่ไปและกลับจากที่ประชุม ตัวแทนการท่องเที่ยวยังสามารถค้นหาที่พักที่อยู่ใกล้กับสถานที่จัดการประชุมมากที่สุด หากตัวแทนการท่องเที่ยวทำงานกับคนกลุ่มหนึ่งก็มีโอกาสที่ดีกว่าที่พวกเขาจะอยู่ในสถานที่แห่งเดียวหรืออย่างน้อยก็ใกล้กัน นี่เป็นลักษณะสำคัญของการประชุมหากมีผู้เข้าร่วมหลายคนจากองค์กรหรือ บริษัท เดียว
ในขณะที่ตัวแทนการท่องเที่ยวสามารถใช้สำหรับการประชุมหลายประเภทวิธีที่สำคัญที่สุดวิธีหนึ่งในการใช้สำหรับ บริษัท ที่ต้องมีพนักงานจำนวนมากเข้าร่วม ตัวอย่างเช่นหาก บริษัท กำลังจัดสัมมนาฝึกอบรมสำหรับพนักงานหลายร้อยคนเป้าหมายหลักของพวกเขาคือเพื่อให้แน่ใจว่าการสัมมนาดำเนินไปอย่างราบรื่น บริษัท จำเป็นต้องหาสถานที่จัดการประชุมและจัดการกับข้อมูลที่จะนำเสนอในงานสัมมนา หาก บริษัท ใช้ตัวแทนการท่องเที่ยวจะมีเวลาและทรัพยากรจำนวนมากที่สามารถประหยัดได้ซึ่งสามารถใช้ในพื้นที่ที่มีความสำคัญมากกว่าได้ เวลาใดก็ตามที่ บริษัท ต้องดูแลความต้องการในการเดินทางของผู้คนที่เข้าร่วมตัวแทนการท่องเที่ยวควรใช้
ตัวแทนการท่องเที่ยวสามารถให้บริการได้เมื่อต้องรับมือกับปัญหาด้านการต้อนรับเช่นกัน หากการประชุมดำเนินไปมากกว่าหนึ่งวันพวกเขาสามารถหาข้อมูลเช่นที่กินและสิ่งที่ต้องทำในพื้นที่ที่ผู้คนเดินทางไป หากคนที่เข้าร่วมการประชุมทำทุกอย่างเพื่อตัวเองพวกเขาจะไม่ได้รับแจ้งเช่นเดียวกับตัวแทนการท่องเที่ยวที่ดูแลพวกเขา ตัวแทนการท่องเที่ยวสามารถค้นหาร้านอาหารจองอาหารกลางวันและเช่าห้องโถงเพื่อบอกชื่อบางสิ่งที่พวกเขาทำได้
ความยุ่งยากที่อาจเกิดขึ้นเมื่อเดินทางไปยังการประชุมใหญ่อาจเป็นเรื่องดีสำหรับผู้คนที่เดินทางมาที่พวกเขาและผู้คนที่กำลังดำเนินการอยู่ โดยใช้ตัวแทนการท่องเที่ยวหลาย ๆ ความยุ่งยากเหล่านี้ได้รับการดูแล เมื่อต้องจัดการกับการประชุมโดยเฉพาะอย่างยิ่งงานระหว่างประเทศและงานที่มีผู้คนจำนวนมากเข้าร่วมสิ่งที่ตัวแทนการท่องเที่ยวสามารถดูแลได้อาจมีค่ายิ่งสำหรับทั้ง บริษัท และ / หรือผู้เดินทาง